Chi riceve in più studi conosce il problema: un calendario per sede, orari che si accavallano, il rischio di prendere due appuntamenti nello stesso momento in due posti diversi. Tenere insieme tutto a mano è faticoso e fragile. Ecco un modo più solido per organizzare l'agenda quando le sedi sono più di una.
Parti dalle sessioni di lavoro, non dai singoli slot
L'errore più comune è ragionare per singoli appuntamenti. Conviene invece partire da un livello sopra: le sessioni di lavoro, cioè i giorni e gli orari in cui ricevi in una certa sede. "Il lunedì mattina in centro", "il mercoledì pomeriggio al poliambulatorio": una volta descritte le sessioni, la settimana prende forma da sola.
Ogni sede ha le proprie sessioni. Messe insieme, raccontano dove sei e quando, senza dover tenere calendari separati.
La disponibilità si calcola, non si scrive a mano
Uno slot libero non è qualcosa da annotare: è il risultato di una sottrazione. Da una sessione di lavoro togli gli appuntamenti già presi e gli impegni che hai già in agenda, e ciò che resta è la disponibilità reale.
- Le sessioni di lavoro della sede definiscono la cornice.
- Gli appuntamenti già presi tolgono spazio.
- Gli impegni personali — ad esempio sul tuo Google Calendar — anche.
Il vantaggio di calcolare la disponibilità invece di scriverla è che resta sempre aggiornata: quando prendi un appuntamento, lo slot sparisce ovunque venga mostrato.
Un solo paziente, da una sede all'altra
Il secondo nodo del multi-sede è il paziente che ritrovi in studi diversi. Se ogni sede ha il suo archivio, finisci per avere lo stesso paziente in due schede che non si parlano. Meglio un unico paziente che ti segue tra le sedi: la stessa scheda, gli stessi documenti, le stesse fatture, senza reinserire i dati quando cambi studio.
Come lo fa Dottimo
In Dottimo imposti le sessioni di lavoro per ogni sede e l'agenda riunisce tutto in un'unica settimana. La disponibilità nasce dal calcolo — sessioni meno appuntamenti meno impegni — e la scheda del paziente resta unica da uno studio all'altro. La vista "Oggi + Domani" ti dice cosa ti aspetta e in quale sede, senza aprire calendari diversi.
Questa guida ha finalità informative e riflette la normativa al momento della pubblicazione. Non costituisce consulenza fiscale o legale: per il tuo caso specifico fai sempre riferimento al tuo commercialista o consulente.
Fonti
- Guida operativa Dottimo (disponibilità da sessioni − appuntamenti − impegni)